まとめ
資料作成の前に確認すべきこと
① 資料（成果物）の見本になるものがあるか
② 元データがあるか
③ 5W1H （見本または既知の情報とヒアリングで埋める）
- When：日時、期限、タイミング
- Where：場所、会場、現場
- Who：担当者、ターゲット
- What：対象物、目的、内容
- Why：理由、背景、目的
- How：方法、手段、手順
④ 今後も継続して同じ資料が必要か
上記4点を資料作成を頼まれた時点で確認できると、
その後は資料作成に集中して向き合えて、「期日に出したら全然違うと言われた」みたいな悲劇が防げます。
また、ここまで調べられていれば、見本がなかったとしても
AIに「この条件を満たす書類の構成を考えて」と5W1Hの部分を渡せば、案を考えてくれるでしょう。
そもそも依頼者が情報をしっかり渡すべき、ではあるのですが、
新卒や派遣でなく、中途採用だと「大体分かるでしょ」と思われて雑に振られることも多いですし、
その会社でしか働いたとこがない人やそこでの社歴が長い人は、
社内でしか通じない表現を当たり前に通じると思って投げてきてしまうことが多いです。
また、逆に依頼される側も、「前職でやってた感じで作ればいいか」とあまりヒアリングせずに進めてしまうことも。
ミスコミュニケーションでお互いの時間を無駄にしないためにも、
必ず確認してから業務をおこなうようにすることが大切です。
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