【ケース1】会議中に緊急で返信する
会議にいく先輩を見送ったあとで「売上の前年比を出して」とSlack（チャット）が飛んできた場合。
このケースでは、状況把握として「先輩は会議中である」ということが既に分かっています。
おそらく、上役に「前年比ってどんな感じだったかな？」と言われて
すぐ答えなきゃいけないのに必要な資料を手元に用意するのを忘れていたのでしょう。
その時点で5W1Hをじっくりヒアリングしている状況ではないことは明白です。
サッと現時点での売上、去年の売上、前年比あたりを素早く打ち込んで返す、
すでに表がある場合はスクショなどで送るなど、
このケースでは速さと正確さが大事になってきます。
【ケース2】会議用の資料として作成する
ケース1のような非常事態ではなく、日常で初めて「売上の前年比を出して」と言われた場合。
「なんか前に作った見本とかありますかね？」と聞いて
見本が出てきたら話が早いです。
大体その資料に答えが書いてあるので、情報が足りない部分だけヒアリングします。
会議の日程を知らない場合は「いつの会議用ですかね？いつまでに作っとけば間に合いますか？」と確認。
もちろん知ってる場合でも「会議ってたしか来月の10日ですよね？今月の25日までにお渡しすれば間に合います？」など
期限を確認しておくことが大事です。
見本がない場合は面倒でも基本的な5W1Hをしっかり確認します。
また「売上だけでいいのか？」「予算比など前年比以外の要素については？」など掘り下げて質問したり、
出来上がりのイメージ（表なのか、グラフなのか、A4一枚程度なのか？）などを共有出来ればなおいいです。
聞き辛ければ、期限までに何度か紙に出して「こんな感じで進めていいですか？」と確認します。
期限ギリギリでイメージがまったく違うものを出してしまうと、お互いにダメージが大きいです。
また、5W1Hからは少し外れますが、
元データがあるのかと
今後も継続して同じ資料が必要かは
必ず確認しましょう。
なぜ、元データの有無を確認するのか
すでにまとまっているデータがあるのに、データ収集・作成から着手してしまうケースがあるからです。
依頼者は既存データを会議で見やすいようにA4一枚に綺麗にまとめてほしいだけだった、なんて話は実はあるあるです。
「この間の資料ってどうなってるかな？」と聞かれてから「まだ全然データがまとまってなくて…」となって発覚したり。
こういったすれ違いは無駄な残業時間を作り出す原因になります。
最初から確認するようにしましょう。
今回、例を「売上の前年比」にしてしまったため、「売上前年比の元データがない会社とかないやろ」って感じになってしまいましたが、
どんな書類・資料でも同じことです。
なぜ、今後も継続して同じ資料が必要かを確認するのか
一度しか使わないのなら、
膨大なデータや難しい数式などを駆使して
資料を作る必要がないからです。
一度だけであれば、データから直接コピペしたり、打ち込んだりして、ターゲットが見やすいように体裁を整えて終了して問題ないでしょう。
使うとしてもSUMやAVERAGEなど、エクセルのメニューバーで出てくる程度でいいですし、
体裁だけならワードやパワポの方が綺麗にまとめやすい、なんてことも。
逆に今後も同じ資料を必要とされる場合には、
継続性を考慮して作成するとあとが楽になります。
依頼の期限が早い場合はいったん一度きりの感じでチャチャッと提出して、
そのあとじっくり時間をかけてエクセルやスプレッドシートなどでデータと連携させて作成していくのがいいと思います。
最後に次のページでまとめです。
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