事務にとって大事なのは、
簡単に言えば取引先・お客様・社内取締役・株主様など、
いわゆるターゲットのことを考えて
「見やすい」「伝わりやすい」資料を作ること
だと前回の記事で書きました。
そのためには、資料作成を依頼してきた社内の人にその情報をもらわないといけません。
そこで大事なのはヒアリングと状況把握です。
ここを怠ると大幅に時間をロスして残業になったり、営業さんと揉めたりする可能性もあります。
確認にはビジネスの基本である5W1Hが役に立ちます。
- When：日時、期限、タイミング
- Where：場所、会場、現場
- Who：担当者、ターゲット
- What：対象物、目的、内容
- Why：理由、背景、目的
- How：方法、手段、手順
この5W1Hを確認してから作業に取り掛かれば間違いはないでしょう。
ただ、ヒアリングだけでなく、状況把握と書いたのは
毎回すべての業務で5W1Hを聞かれていたら、さすがに営業さんや上司も疲弊してしまうからです。
自分がすでに状況把握が出来ているものを除いて、
曖昧なところをしっかりヒアリングすることが大切です。
たとえば、「売上の前年比を出して」と言われたとしましょう。
- When（いつまでに）：不明
- Where（どこで使う）：不明
- Who（誰に向けた）：不明
- What（何を）：売上の前年比
- Why（何のために）：不明
- How（どの形式で、どのように）：不明
一旦ここで分かっているのはWhatの部分だけです。
次のページに、例を2ケースに分けて挙げてみます。
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